[로이슈 이지훈 기자] 상가와 오피스텔, 지식산업센터 등 집합건물에서 관리인 선임이나 해임을 둘러싼 분쟁이 발생하면 구분소유자들은 관리단집회를 통해 문제를 해결하려는 경우가 많다. 그러나 관리단집회에서 과반수 이상의 찬성을 확보했다고 해서 그 결의가 반드시 유효한 것은 아니다.

집회 소집권한이 없는 사람이 집회를 개최했거나, 관리규약에서 정한 선거 절차를 지키지 않았거나, 위임장과 의결권 행사 과정에 중대한 문제가 있다면 결의의 효력 자체가 부정될 수 있기 때문이다. 관리단집회에서 가장 먼저 확인해야 할 사항은 집회를 소집할 권한이 누구에게 있는지다.

집합건물의 소유 및 관리에 관한 법률(이하 집합건물법) 제33조는 임시 관리단집회의 소집절차를 규정하고 있다. 이에 따르면 구분소유자의 5분의 1 이상이 회의 목적을 구체적으로 밝혀 관리단집회 소집을 청구하면 관리인은 집회를 소집해야 한다. 이때 소집을 청구할 수 있는 구분소유자의 정수는 관리규약으로 감경할 수 있다.

관리인이 소집 청구를 받고도 1주일 이내에 청구일부터 2주일 이내의 날을 집회일로 정하는 소집통지 절차를 밟지 않는다면, 소집을 청구한 구분소유자는 법원의 허가를 받아 직접 관리단집회를 소집할 수 있다. 반면 관리인이 없는 경우에는 구분소유자 5분의 1 이상이 직접 관리단집회를 소집할 수 있다.

문제는 기존 관리인의 임기가 만료됐거나 관리인 지위를 둘러싼 분쟁이 발생한 상황이다. 관리인의 임기가 끝났다는 이유만으로 현재 관리인이 존재하지 않는다고 단정하기는 어렵다. 관리규약이나 별도의 적법한 절차에 따라 직무대행자가 선임돼 있다면 그 지위와 소집권한을 먼저 확인해야 한다. 관리인이나 적법한 직무대행자가 존재하는 경우에는 법률이 정한 소집 청구와 법원 허가 절차를 거쳐야 하는지 검토하는 것이 중요하다.

관리단집회에서 두 번째로 주의해야 할 사항은 관리규약에서 정한 선거 절차다. 집합건물법은 관리단의 기본적인 운영 원칙을 규정하고 있지만, 개별 건물의 관리규약에서는 관리인이나 관리위원 선임을 위한 후보자 등록, 선거관리위원회 구성, 투표 및 개표 방법 등을 구체적으로 정하는 경우가 있다. 특히 관리규약에서 선거관리위원회를 구성하도록 정하고 있다면 해당 규정이 어떤 절차에 적용되는지 확인해야 한다.

선거관리위원회는 선거 과정의 공정성을 확보하기 위한 기구로, 후보자 등록과 자격 확인, 투표 관리, 개표 및 결과 확인 등의 업무를 수행하도록 규약에 정해질 수 있다. 그런데 관리인 교체를 서둘러 추진하면서 이러한 절차를 생략하는 경우가 있다. 구분소유자들의 찬성을 충분히 확보했으므로 선거관리위원회 구성이나 후보자 등록 절차에 일부 문제가 있더라도 결의에는 영향이 없다고 판단하는 것이다. 그러나 관리규약에서 정한 필수적인 선거 절차를 지키지 않았다면 결의의 효력이 다투어질 수 있다.

세 번째 쟁점은 위임장의 유효성이다. 수백 명에서 수천 명의 구분소유자가 있는 대규모 집합건물에서는 모든 소유자가 관리단집회에 직접 참석하기 어렵다. 이에 따라 서면 위임이나 대리인을 통한 의결권 행사가 중요한 역할을 한다. 특히 관리인 선임이나 해임을 둘러싼 분쟁에서는 어느 측이 더 많은 위임장을 확보했는지가 집회 결과에 직접적인 영향을 미치기도 한다. 그러나 위임장을 둘러싼 분쟁에서는 단순한 서류 형식의 문제와 실제 의결권 행사 의사의 존재 여부를 구분해야 한다.

위임장에 작성일자가 빠져 있거나 신분증 사본이 첨부되지 않았다는 이유만으로 해당 위임장이 반드시 무효가 되는 것은 아니다. 특히 관리단집회에서는 동일한 구분소유자가 서로 다른 측에 위임장을 제출하거나 기존 위임을 철회하고 새로운 위임장을 작성하는 경우도 발생한다. 이때는 위임장 작성 시점과 철회 의사, 의결권 행사 범위 등을 확인해야 하며, 중복된 의결권이 잘못 집계되지 않도록 주의해야 한다. 결국 위임장의 유효성은 단순히 서류에 빠진 항목이 있는지만으로 판단할 것이 아니라 실제 구분소유자의 의사가 적법하게 반영됐는지를 중심으로 검토해야 한다.

관리단집회에서 절차적 하자가 발견되면 이후 새로운 집회를 개최하거나 추인결의를 통해 문제를 해결하려는 경우가 있다. 그러나 후속 결의가 있었다는 이유만으로 기존 집회의 하자가 반드시 치유되는 것은 아니다. 최초 관리단집회를 소집할 권한이 없었거나 관리인 선임 과정에서 중대한 절차 위반이 발생했다면 이후 결의 역시 별도로 적법성을 검토해야 한다. 특히 하자가 있는 선임결의를 근거로 관리인 지위를 취득했다고 주장하는 사람이 다시 집회를 소집했다면 후속 집회의 소집권한 자체가 새로운 쟁점이 될 수 있다.

관리단집회 결의의 효력을 둘러싼 분쟁을 예방하려면 집회를 개최하기 전부터 소집권한과 선거 절차, 의결권 행사 방식을 함께 점검해야 한다. 먼저 기존 관리인의 임기와 법적 지위, 관리인 직무대행자 존재 여부를 확인해야 한다. 관리인이 존재한다면 집합건물법에 따른 소집 청구와 법원 허가 절차가 필요한지 살펴볼 필요가 있다. 관리규약에서는 관리인 선임과 해임에 필요한 의결정족수뿐 아니라 선거관리위원회 구성, 후보자 등록, 투표 및 개표 절차 등을 확인해야 한다.

위임장을 확보하는 과정에서는 구분소유자 본인의 의사에 따라 작성됐는지, 위임 대상과 범위가 명확한지, 중복 위임이나 철회가 발생했는지 등을 검토해야 한다. 소집통지서 발송 내역과 위임장 원본, 전자위임 기록, 후보자 등록자료, 투표 및 개표 결과, 의사록 등도 객관적인 자료로 남겨두는 것이 중요하다.

관리단집회는 집회 당일 찬성표를 많이 확보하는 것만으로 적법성이 보장되는 절차가 아니다. 사전에 누가 집회를 소집할 수 있는지 확인하고, 관리규약에서 정한 선거 절차를 준수하며, 구분소유자들의 의결권이 적법하게 행사되도록 준비해야 한다.

관리단집회에서는 관리인 선임이나 해임에 필요한 의결정족수를 충족했더라도 소집권한이나 선거 절차에 중대한 하자가 있다면 결의의 효력이 부정될 수 있다. 특히 기존 관리인과 새로운 관리인 선임을 추진하는 구분소유자들 사이에 대립이 있는 경우에는 집회를 개최하기 전부터 관리규약과 소집권한을 면밀하게 검토해야 한다. 위임장 역시 작성일자나 첨부서류의 누락만으로 일률적으로 판단할 문제가 아니라 실제 구분소유자의 의사가 적법하게 반영됐는지를 확인하는 것이 중요하다. 관리단집회 이후 결의무효확인소송이나 관리인 직무집행정지가처분 등으로 분쟁이 확대되지 않도록 소집통지부터 의결권 집계까지 전 과정을 객관적인 자료로 남겨둘 필요가 있다.

도움말 법무법인(유한)강남 이현조 변호사

이지훈 로이슈(lawissue) 기자 ljh78@lawissue.co.kr